Доказова база для грантів: виміряти день, про який звітуватимете
Протокол «до / під час / після» для відвідуваності, програми, волонтерських годин і анонімного опитування гостей, щоб наступна заявка спиралася на цифри, які можна захистити.
До5
- T-30
ЗадачаРоль: Координатор волонтерів
Прив'язати кожну волонтерську зміну до цього випуску
Години без прив'язки до випуску неможливо показати у звіті за нього.
Джерело: uafest.ca/impact-surveyРобочі нотатки Lanark · Before doors open, 1
- T-21
Festival OSРоль: Відповідальний за програму
Внести кожен виступ, майстер-клас і блок спадщини в програму
Частка мистецтва й спадщини рахується у хвилинах, тому кожен публічний блок потребує слота й тривалості.
Джерело: uafest.ca/impact-surveyРобочі нотатки Lanark · Before doors open, 2
- T-14
ЗадачаРоль: Відповідальний за програму
Перевірити підставу «місцевий» для кожного артиста
Позначати артиста місцевим за письмовою підставою. Пам'ять джерелом не є.
Джерело: uafest.ca/impact-surveyРобочі нотатки Lanark · Before doors open, 3
- T-10
ДокументРоль: Координатор
Обрати метод підрахунку відвідувачів і записати його до початку підрахунку
Клікер на вході, вибіркова оцінка на полі, оцінка згори: наперед назвати офіційний.
Джерело: uafest.ca/impactРобочі нотатки Lanark · Before doors open, 4
- T-7
ЗадачаРоль: Координатор
Друкувати QR опитування після перевірки сторінок опитування
Спершу перевірити кожну мовну версію з телефона.
Джерело: uafest.ca/impact-surveyРобочі нотатки Lanark · Before doors open, 5
День фестивалю3
- DAY
ЗадачаРоль: Лічильники на входах
Вести спостереження за обраним методом
Використовувати відмітки входу й виходу волонтерів скрізь, де це реально в день події.
Джерело: uafest.ca/impactРобочі нотатки Lanark · During the festival, 1–2
- DAY
ЗадачаРоль: Інфостійка
Розмістити QR опитування там, де люди затримуються: інфостійка, зона їжі, виходи
Вхід і послуги ніколи не залежать від опитування, а саме опитування не питає імен чи email.
Джерело: uafest.ca/impact-surveyРобочі нотатки Lanark · During the festival, 3–4
- DAY
ЗадачаРоль: Менеджер сцени
Фіксувати зміни програми: скасування, заміни, фактичну тривалість
Вони змінюють частку мистецтва й спадщини, тому записуються одразу.
Джерело: uafest.ca/impact-surveyРобочі нотатки Lanark · During the festival, 5
Після5
- T+1
ДокументРоль: Координатор
Внести офіційне спостереження відвідуваності з доказами
Додати методику, аркуші й фото, на яких тримається число.
Джерело: uafest.ca/impactРобочі нотатки Lanark · After the festival, 1
- T+3
ЗадачаРоль: Координатор волонтерів
Закрити волонтерські зміни й зберегти розподіл за джерелом
Записати, скільки годин узято з відміток, а скільки з розкладу змін.
Джерело: uafest.ca/impact-surveyРобочі нотатки Lanark · After the festival, 2
- T+7
ЗадачаРоль: Відповідальний за програму
Звести плановану й фактичну тривалість і класифікацію програми
У звіт іде саме зведена програма.
Джерело: uafest.ca/impact-surveyРобочі нотатки Lanark · After the festival, 3
- T+14
ЗадачаРоль: Відповідальний за продавців
Класифікувати географію продавців; діапазони продажів зводити лише якщо продавці самі їх дали
Кількість місцевих продавців потрібна для заявок до округу й туристичних програм.
Джерело: uafest.ca/impactРобочі нотатки Lanark · After the festival, 4
- T+21
ДокументРоль: Відповідальний за гранти
Заморозити знімок доказів на грантовий цикл
Після подання пакета історичні цифри лишаються такими, як подано.
Джерело: uafest.ca/impactРобочі нотатки Lanark · After the festival, 5